Plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatelem

3.5.4.3 Plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatelem

Ing. Antonín Daněk

Zaměstnavatel je povinen při plnění oznamovací povinnosti sdělit prostřednictvím formuláře „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele”:

• obchodní název,

• právní formu právnické osoby,

• sídlo,

• identifikační číslo,

• číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platbu pojistného;

je-li zaměstnavatelem fyzická osoba, sděluje se též jméno, příjmení, rodné číslo a adresa trvalého bydliště.

Dále je povinen oznámit zdravotním pojišťovnám, kterým odvádí pojistné, do 8 dnů:

• změnu údajů podle předchozího odstavce,

• ukončení své činnosti,

• zrušení organizace nebo její vstup do likvidace.

Zaměstnavatel je dále povinen vést průkaznou evidenci o uskutečněných platbách pojistného. Na žádost příslušné zdravotní pojišťovny je povinen předložit údaje rozhodné pro výpočet pojistného včetně rodného čísla každého zaměstnance. Výše uvedené skutečnosti jsou zaměstnavatelé povinni doložit.

Základní povinností všech zaměstnavatelů je plnění oznamovací povinnosti spočívající v hlášení všech změn rozhodných pro stanovení výše odváděného pojistného včetně změn rozhodných pro povinnost státu platit za zaměstnance pojistné. Plnění oznamovací povinnosti je rovněž důležité i v souvislosti s evidencí pojištěnců u jednotlivých zdravotních pojišťoven. Z hlediska pojištěnce je nutno respektovat zásadu, že občan musí být vždy pojištěn u jedné zdravotní pojišťovny, kterou si (mimo výjimek – narozené dítě, vojáci v činné službě a žáci vojenských škol) sám zvolí, a to z titulu všech svých činností.

Formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele”

Ve smyslu zákona je zaměstnavatel povinen sdělit nejpozději do osmi dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, zejména následující:

1. oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení. Mohou nastat situace, kdy datum sjednání pracovní smlouvy není totožné se dnem skutečného zahájení (nástupu do) práce. Například: pracovní smlouva byla uzavřena s platností od 1. 1. 2016 (pátek), kdy je tento den uveden v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, přičemž zaměstnanec fakticky nastoupil do zaměstnání až dne 4. ledna 2016 (pondělí). V tomto případě přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny ke dni uvedenému v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, to znamená, že použije kód „P” s datem 1. 1. 2016. Pro účely zdravotního pojištění vychází tento postup z aplikace ustanovení § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 ZP;
2. oznámení o změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem, pokud zaměstnanec zaměstnavatele o této skutečnosti informoval. Stává se, že zaměstnanec neoznámí zaměstnavateli v zákonné osmidenní lhůtě změnu zdravotní pojišťovny a zaměstnavatel tudíž následně neohlásí tuto skutečnost příslušné zdravotní pojišťovně. V důsledku tohoto zaměstnancova pochybení vzniká zaměstnavateli neodvádějícímu pojistné na zdravotní pojištění správné (tj. nové) zdravotní pojišťovně nedoplatek na pojistném, zakládající dále nárok na penále. Vyměří-li zdravotní pojišťovna zaměstnavateli penále z dlužné částky pojistného v důsledku zaměstnancova neoznámení (opožděného oznámení) změny zdravotní pojišťovny, je zaměstnavatel podle zákona oprávněn požadovat úhradu tohoto penále po zaměstnanci, který svým jednáním porušil zákon. Současně také platí, že zaměstnavatel je povinen písemně potvrdit zaměstnanci jeho sdělení, u které zdravotní pojišťovny je v souvislosti se zahájením práce pojištěn, jakož písemně potvrdit zaměstnanci podání jeho informace o změně zdravotní pojišťovny v průběhu zaměstnání.
3. oznámení o skutečnostech rozhodných pro vznik povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné, a to i v těch případech, kdy povinnost státu vznikla v době, kdy zaměstnanci poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu, jsou-li mu tyto skutečnosti známy. Neoznámením zařazení zaměstnance do skupiny osob, za které platí pojistné stát (například poživatelé některého z důchodů, ženy na mateřské nebo osoby na rodičovské dovolené, studenti), přichází zdravotní pojišťovna o pravidelnou platbu pojistného za tyto „státní pojištěnce”.

O oznamovaných skutečnostech je zaměstnavatel povinen vést evidenci a dokumentaci. Za nesplnění oznamovací povinnosti může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 200 000 Kč. Při opakovaném nesplnění oznamovací povinnosti může výše postihu činit až dvojnásobek uložené pokuty.

Prostřednictvím jednotlivých kódů sdělují zaměstnavatelé na formuláři „Hromadné oznámení zaměstnavatele” zdravotním pojišťovnám příslušné změnové informace o svých zaměstnancích.

P

Nástup do zaměstnání u zaměstnance s trvalým pobytem na území ČR nebo zaměstnance s dlouhodobým pobytem, který má již přiděleno číslo pojištěnce. Tento kód se použije i při přestupu zaměstnance od jiné zdravotní pojišťovny a při vzniku účasti na zdravotním pojištění.

O

Tímto kódem se zaměstnavatel odhlásí od platby pojistného za svého zaměstnance ke dni skončení zaměstnání. Tento kód se použije i při přestupu zaměstnance k jiné zdravotní pojišťovně nebo při ukončení pojištění v ČR (například z důvodu dlouhodobého pobytu v zahraničí nebo z důvodu odvodu pojistného do jiného státu Evropské unie podle koordinačních pravidel EU).

U dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce se zaměstnanec přihlašuje ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla dohoda sjednána.

Q

Použije se v případě, kdy zaměstnání vznikne a zanikne v jeden den (jednodenní zaměstnání – například svědek u soudu).

M

• nástup zaměstnankyně na mateřskou nebo osoby na rodičovskou dovolenou,

• začátek nepřítomnosti osoby v práci, po kterou se osobě poskytne peněžitá pomoc podle předpisů o nemocenském pojištění,

• začátek pobírání rodičovského příspěvku.

Nastupuje-li žena na mateřskou dovolenou a pracovní poměr neukončí, oznámí zaměstnavatel pouze nástup na mateřskou dovolenou kódem „M”.

V případě, kdy žena současně s nástupem na mateřskou dovolenou rozváže pracovní poměr, uvede zaměstnavatel na jednom řádku kód „M” a na druhém kód „O”.

U

• ukončení mateřské nebo rodičovské dovolené,

• ukončení nepřítomnosti osoby v práci, po kterou se jí poskytuje peněžitá pomoc podle předpisů o nemocenském pojištění,

• ukončení pobírání rodičovského příspěvku.

Jestliže žena ukončí mateřskou dovolenou a zůstane nadále zaměstnancem, oznámí zaměstnavatel pouze kódem „U” ukončení povinnosti státu platit pojistné. Dojde-li však současně s ukončením mateřské dovolené, rodičovské dovolené nebo s ukončením pobírání rodičovského příspěvku i k ukončení pracovního poměru, použije zaměstnavatel na jednom řádku kód „U” a na dalším řádku kód „O”.

D

Přiznání důchodu.

Nástup poživatele důchodu do zaměstnání (vždy současně s kódem „P”).

Pokud je zaměstnanci přiznán důchod a rozváže současně pracovní poměr, použije zaměstnavatel k oznámení ukončení zaměstnání kód „O” a na dalším řádku oznámí kódem „D” začátek povinnosti státu platit pojistné.

Je-li zaměstnanci přiznán důchod a pokračuje dále v zaměstnání bez ukončení pracovního poměru, oznámí zaměstnavatel kódem „D” pouze vznik povinnosti státu platit pojistné.

Poznámka

Zaměstnavatel se informaci o žádosti zaměstnance o starobní důchod dozví zpravidla tehdy, kdy je mu ČSSZ nebo žádajícím zaměstnancem předložen k vyplnění tiskopis Potvrzení zaměstnavatele podle § 83 zákona č. 582/1991 Sb. V tomto tiskopise bývá uvedeno datum výplaty starobního důchodu požadované zaměstnancem.…