Poskytnutí služebního vozidla zaměstnanci pro služební i soukromé účely

3.3.2 Poskytnutí služebního vozidla zaměstnanci pro služební i soukromé účely

Jaroslava Pfeilerová

Jedním z nejoblíbenějších benefitů je poskytování služebního vozidla zaměstnavatelem zaměstnanci bezplatně k používání pro pracovní i soukromé účely.

Za služební motorové vozidlo se považuje:

• vozidlo, které je zahrnuto ve vlastnictví zaměstnavatele,

• vozidlo, které má zaměstnavatel pronajato,

• vozidlo, které má zaměstnavatel vypůjčeno bez úplaty.

V § 6 odst. 6 ZDP je stanovena povinnost zvýšit zaměstnanci zdanitelný příjem o částku ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý i započatý kalendářní měsíc, kdy je vozidlo zaměstnanci pro služební i soukromé účely poskytnuto. Ostatní povinnosti při aplikaci tohoto režimu nejsou stanoveny žádným právním předpisem a záleží pouze na dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, jaká vnitřní pravidla si sjednají.

Zásady při výpočtu zdanitelného příjmu zaměstnance

• Výše zdanitelného příjmu zaměstnance je stanovena za každý (i započatý) kalendářní měsíc v částce odpovídající 1 % vstupní ceny poskytnutého vozidla.

• Vstupní cenou vozidla se rozumí cena uvedená v § 29 odst. 1 až 9 ZDP, tedy cena použitá zaměstnavatelem pro jeho daňového odpisování. Pro účely ocenění se nebere v úvahu stáří vozidla ani jeho reálné opotřebení. To znamená, že v případě, kdy bude zaměstnanci pro soukromé účely poskytnuto vozidlo, které je již několik let využíváno a také daňově odpisováno, bude se při stanovení příjmů zaměstnance vycházet z původní vstupní ceny vozidla.

• Je-li zaměstnanci pro služební i soukromé účely poskytnuto vozidlo zaměstnavatelem najaté nebo pořízené na finanční leasing, je potřebné vycházet ze vstupní ceny vozidla evidované u původního vlastníka, a to i v případě, že dojde k následné koupi vozidla.

• Pokud ve vstupní ceně motorového vozidla není zahrnuta daň z přidané hodnoty, pro účely stanovení příjmu zaměstnance se vstupní cena o DPH zvýší. Pro vyčíslení nepeněžního příjmu zaměstnance není podstatné, zda si zaměstnavatel nárok na DPH uplatnil v plné nebo krácené výši, nebo zda jej neuplatnil vůbec.

• Na výši zdanitelného příjmu zaměstnance podle § 6 odst. 6 ZDP nemá vliv skutečnost, zda zaměstnanec služební motorové vozidlo využívá pro soukromé účely denně nebo pouze minimálně.

• Minimální částka pro ocenění nepeněžního příjmu zaměstnance za bezplatně poskytnuté vozidlo, je stanovena na 1000 korun. Toto ustanovení bude využito zejména v případě pořízení staršího motorového vozidla, jehož vstupní cena bude nižší než 100 000 Kč.

• Pokud bylo v kalendářním měsíci zaměstnanci poskytnuto postupně za sebou více vozidel, vypočítá se zdanitelný příjem zaměstnance z nejvyšší vstupní ceny poskytnutých vozidel.

• Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce více motorových vozidel současně, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z úhrnu vstupních cen všech motorových vozidel využívaných zaměstnancem v posuzovaném měsíci pro služební i soukromé účely.

• Nepeněžní plnění zaměstnance podle § 6 odst. 6 ZDP představuje zdanitelný příjem, který podléhá odvodům sociálního a zdravotního pojištění, a to jak na straně zaměstnavatele, tak na straně zaměstnance. To znamená, že zaměstnavatel musí při kalkulaci svých nákladů, které jsou spojeny se zaměstnaneckými benefity, s touto položkou počítat.

• Na zvýšení zdanitelného příjmů zaměstnance, kterému zaměstnavatel bezplatně poskytl vozidlo k služebnímu i k soukromému využití, nemá vliv, zda zaměstnanec v daném měsíci vozidlo pro soukromé účely skutečně využil. Dani z příjmů ze závislé činnosti podléhá již ta výhoda, že zaměstnanec služební vozidlo soukromě využít může. Jestliže zaměstnanec vozidlo soukromě nevyužívá nebo jej využívá, jen minimálně, je vhodné zvážit, zda by příslušná smlouva neměla být zrušena, neboť může být nevýhodná pro zaměstnance i pro zaměstnavatele.

Členové orgánu právnické osoby a orgán právnické osoby

Služební vozidlo lze poskytnout také členům orgánů právnické osoby, aby jej využívali v souvislosti s výkonem funkce a současně pro soukromé účely. Také v tomto případě je potřebné aplikovat § 6 odst. 6 ZDP.

Někteří členové statutárního orgánu mají za výkon funkce symbolické odměny (do 3 000 Kč měsíčně) a tento příjem nepodléhá odvodům sociálního pojistného. V případě poskytnutí nepeněžního plnění ve formě služebního vozidla pro pracovní i soukromé účely může dojít k situaci, kdy kvůli uvedenému nepeněžnímu příjmu bude hranice účasti na sociálním pojištění překročena.

Dohody o provedení práce

Zaměstnavatel může poskytnout služební automobil pro pracovní i soukromé využití také zaměstnancům činným na základě dohod o provedení práce. Také v tomto případě bude potřebné aplikovat daňový režim stanovený v § 6 odst. 6 ZDP.

Evidence jízd

V praxi musí zaměstnavatel i zaměstnanec prokazovat, že vozidlo bylo použito pro služební účely. Doposud se neosvědčil lepší způsob prokazování pracovních cest nežli evidence jízd.

Zákon o silniční přepravě stanoví povinnost vést evidenci jízd u jednotlivých služebních vozidel alespoň v následujícím rozsahu:

• státní poznávací značka,

• jméno a příjmení řidiče,

• datum, místo a čas začátku a konce pracovního výkonu,

• stav počítadla ujetých kilometrů při odjezdu a příjezdu,

• druh nákladu, jde-li o nákladní dopravu, a vztah dopravce k nákladu.

Tato evidence může být vedena nejrůznějším způsobem (ručně, elektronicky) podle potřeb, podmínek a možností jednotlivých zaměstnavatelů. PHM spotřebované při prokázaných služebních cestách lze daňově uplatnit. Jinak musí společnost daňově posuzovat hodnotu PHM spotřebovaných při soukromých jízdách zaměstnance služebním vozidlem. Ve většině případů zaměstnavatelé od zaměstnanců požadují úhradu hodnoty PHM spotřebovaných pro jiné než služební účely.

Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci motorové vozidlo pro služební i soukromé účely, nemůže u tohoto vozidla uplatnit paušální výdaj na dopravu podle § 24 odst. 2 písm. zt) ZDP.

Využití § 6 odst. 6 ZDP v měsících, kdy zaměstnanec nepobírá zdanitelné příjmy

Zaměstnavatel je povinen odvést zálohu na daň ze závislé činnosti a pojistné ze zdanitelného nepeněžního příjmu ve formě poskytnutí služebního vozidla ke služebním i soukromým účelům zaměstnance také v měsících, kdy zaměstnanci neplyne mzda (např. v období pracovní neschopnosti). Účetní se v těchto případech často dotazují na postup při účtování. Účetní jednotky obvykle účtují o odvodech hrazených za zaměstnance, které zaměstnavatel neměl z čeho srazit, jako o pohledávce za zaměstnancem. Další postup závisí na vzájemné dohodě – zaměstnavatel buď zaměstnanci příslušnou částku srazí v následujícím měsíci ze mzdy, nebo ji zaměstnanec zaměstnavateli přímo uhradí.

PHM spotřebované při soukromých jízdách zaměstnance

Ustanovení § 6 odst. 6 ZDP ani jiné ustanovení ZDP neupravují postup, jak vyčíslit a daňově posoudit hodnotu PHM spotřebovaných zaměstnancem při soukromých cestách. Zaměstnavatelé ve většině případů požadují, aby zaměstnanci uhradili pohonné hmoty, které jsou spotřebovány při soukromých jízdách. Pokud však zaměstnavatel úhradu od zaměstnance nepožaduje a soukromě spotřebované PHM uhradí ze svých prostředků, je hodnota tohoto plnění zdanitelným příjmem zaměstnance a podléhá také odvodům zákonného pojistného.

V této souvislosti je nutné vyřešit, jakým způsobem bude zjištěn počet soukromě ujetých kilometrů a jak bude zjištěna aktuální cena PHM.

• Počet kilometrů ujetých zaměstnancem při soukromých cestách. Především je nutné připomenout, že zaměstnanec není povinen vykazovat soukromé jízdy (uvádět kdy, kam a za jakým účelem soukromou cestu vykonal). Uvedené informace byly vždy soukromou záležitostí zaměstnance a v současné době nelze tyto informace s ohledem na GDPR vůbec vyžadovat. Je však nutné prokazovat služebně ujeté kilometry. Porovnáním počátečního a konečného stavu tachometru s evidencí služebních cest (za stanovené období) lze poměrně jednoduše zjistit, kolik kilometrů zaměstnanec ujel při soukromých cestách.

• Následně je třeba zjistit aktuální cenu PHM. V některých případech zaměstnavatelé vycházejí z vyhlášky MPSV, která oceňuje PHM pro účely cestovních náhrad. V jiných případech zaměstnavatelé použijí cenu, kterou uvádí dodavatel PHM na přijatých fakturách. Vzhledem k tomu, že postup není stanoven žádným právním předpisem, je na rozhodnutí zaměstnavatele, jakým způsobem cenu PHM projetých při soukromých cestách zaměstnance vyčíslí.