Zahraniční pracovní cesty

Zahraniční pracovní cesty

Jaroslava Pfeilerová

 NahoruPojem

K rozšiřování mezinárodní spolupráce a s tím související zvyšování četnosti zahraničních pracovních cest nedochází pouze v rámci podnikání obchodních společností, ale také v nepodnikatelské sféře. Na rozdíl od obchodních společností však mohou příspěvkové a rozpočtové organizace cestovní náhrady poskytovat pouze v rozmezí vymezeném zákoníkem práce.

V první řadě je potřebné uvést, že zahraniční cestou se rozumí cesta na území cizího státu, přičemž v případě silniční nebo železniční přepravy je pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně rozhodující doba přechodu státní hranice ČR, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli. V případě letecké přepravy je pro určení nároku na náhrady v cizí měně rozhodná doba odletu letadla z tuzemského letiště.

Stejně jako při tuzemských pracovních cestách má zaměstnanec i při zahraničních pracovních cestách nárok na jednotlivé druhy náhrad stanovené zákoníkem práce (výdaje za dopravu, ubytování, stravné, nezbytné vedlejší výdaje). Mimo povinné náhrady může zaměstnanec v nepodnikatelské sféře obdržet i dobrovolné plnění ve formě kapesného.

 NahoruSazby zahraničního stravného

1. Zahraniční stravné

Denní sazby základní náhrady stravného v cizí měně stanoví prováděcí právní předpis, který je aktualizován minimálně jedenkrát ročně. Stravné je stanoveno paušální částkou závislou na době trvání pracovní cesty. Pro rok 2024 stanovilo MF základní sazby zahraničního stravného vyhláškou č. 341/2023 Sb. Ve vyhlášce jsou uvedeny sazby zahraničního stravného v měně, kterou lze běžně nakoupit v bankách nebo směnárnách. Na rozdíl od tuzemského stravného, není denní sazba zahraničního stravného stejná, ale je vyčíslena samostatně pro jednotlivé státy (mnohdy v rozdílných částkách i měnách). Zaměstnavatel v souladu se zákoníkem práce poskytne zaměstnanci stravné stanovené vyhláškou MF následujícím způsobem:

• za každý kalendářní den, v němž zahraniční pracovní cesta trvá déle než 18 hodin, v plné výši denní sazby;

• za každý kalendářní den, v němž zahraniční pracovní cesta trvá 12 až 18 hodin, ve výši 2/3 denní sazby;

• za každý kalendářní den, v němž zahraniční pracovní cesta trvá 1 až 12 hodin, ve výši 1/3 denní sazby.

 NahoruSnižování stravného

Zaměstnanci v průběhu pracovní cesty mnohdy bezplatně obdrží některé z hlavních denních jídel (snídani-oběd-večeři). Bez ohledu na to, zda jídlo zaměstnanci zabezpečil zaměstnavatele nebo jiná osoba (např. obchodní partner), musí zaměstnavatel zaměstnanci podle délky pracovní cesty v posuzovaném dni a počtu bezplatně poskytnutých jídel – stravné snížit:

• o 25 % při poskytnutí základní sazby stravného v plné výši (tj. v případech, kdy pracovní cesta trvala v posuzovaném kalendářním dni více jak 18 hodin);

• o 35 % při poskytnutí základní sazby stravného ve dvoutřetinové výši (tj. v případech, kdy pracovní cesta trvala v posuzovaném kalendářním dni déle než 12 hodin – nejvýše však 18 hodin);

• o 70 % při poskytnutí základní sazby stravného ve třetinové výši (tj. v případech, kdy pracovní cesta trvala v posuzovaném kalendářním dni alespoň 1 celou hodinu – nejvýše však 12 hodin).

Pro úplnou informaci je potřebné upozornit na skutečnost, že zákoník práce stanoví v této oblasti odlišný postup u zaměstnavatelů v podnikatelské a v nepodnikatelské sféře.

Zaměstnavatel ve státní nebo příspěvkové sféře při bezplatném poskytnutí některého z hlavních denních jídel stravné snížit musí – a to o celou částku stanovenou zákoníkem práce.

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může stravné snížit o nižší částku, než stanoví zákoník práce, ale nadlimitní plnění u zaměstnance podléhá dani z příjmů ze závislé činnosti a také odvodům zákonného pojistného. Zaměstnavatel může daňově uplatnit celou (i nadlimitní) částku poskytnutého stravného.

 NahoruSouběh nároků na tuzemské a zahraniční stravné v jednom dni

Zejména první a poslední den zahraniční pracovní cesty může dojít k souběhu nároku na tuzemské i zahraniční stravné v jednom dni. Zákoník práce obecně stanoví, že zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné stanovené pro příslušný stát vyhláškou č. 341/2023 Sb., pokud pracovní cesta v jednom dni trvá alespoň jednu celou hodinu. Pokud však zaměstnanci v jednom dni vznikne nárok na tuzemské stravné, má současně nárok na zahraniční stravné až v případě, kdy stráví na pracovní cestě mimo území ČR minimálně 5 hodin.

Tabulka 1

 NahoruMěna, ve které bude zaměstnanci poskytnuto zahraniční stravné

Zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci zahraniční stravné v měně, která je stanovena ve vyhlášce MF. Není však vyloučena možnost, aby se obě strany (zaměstnanec i zaměstnavatel) dohodly na tom, že stravné bude poskytnuto v české měně nebo v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška MF. Při přepočtu musejí být dodržena následující pravidla:

• při přepočtu bude použit kurz vyhlášený ČNB platný v den vyplacení zálohy (případně v první den pracovní cesty),

• ze stravného stanoveného vyhláškou bude nejprve zjištěna korunová hodnota stravného, která bude následně přepočítána na dohodnutou měnu. Částka a měna uvedená ve vyhlášce je při tomto přepočtu jakýmsi finančním koeficientem, prostřednictvím kterého se vypočte výše náhrady.

 NahoruVíce zahraničních pracovních cest v jednom dni

Pro účely poskytování stravného platí obecné pravidlo, že každá pracovní cesta bude posouzena samostatně. V případě více krátkých zahraničních pracovních cest vykonaných v jednom dni však toto pravidlo neplatí a pro účely stanovení nároku je nutné doby jednotlivých cest sečíst.

 NahoruPrůjezd více státy v jednom dni

Zaměstnanci, který v jednom dni projíždí více státy, určí zaměstnavatel výši stravného ze základní sazby zahraničního stravného stanoveného pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času

2. Kapesné

Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (např. za poplatek za WC, tzv. bakšišné, platbu nosiči zavazadel apod.). Zákoník práce stanoví limit tohoto dobrovolného plnění ve výši odpovídající 40 % stravného stanoveného vyhláškou MF. Na rozdíl od podnikatelské sféry nemohou státní a příspěvkové organizace poskytovat svým zaměstnancům vyšší kapesné. V případě poskytnutí některého z hlavních denních jídel je kapesné počítáno z částky stravného před jeho snížením.

3. Jízdní výdaje při zahraniční pracovní cestě

 NahoruRozhodnutí o způsobu přepravy zaměstnance

Způsob přepravy v průběhu pracovní cesty určí zaměstnavatel, který rozhodne, zda zaměstnanec vykoná pracovní cestu autobusem, vlakem, letadlem, lodí, služebním automobilem, pěšky, městskou hromadnou dopravou, vlastním vozidlem, taxíkem apod. Při rozhodování o podmínkách pracovní cesty zaměstnavatel zohledňuje oprávněné zájmy zaměstnance, podmínky pracovní cesty, vykonávaný druh práce a v neposlední řadě také své finanční možnosti.

 NahoruVeřejné dopravní prostředky

V případě, že se zaměstnanec bude při zahraniční pracovní cestě přepravovat letadlem, vlakem, autobusem, lodí, taxíkem nebo jiným veřejným přepravním prostředkem, doloží při vyúčtování zaměstnavateli jízdenku, letenku, lodní lístek nebo jiný doklad prokazující cenu přepravy. V případě, že zaměstnanec příslušný doklad nedoloží (např. z důvodu jeho ztráty), může mu zaměstnavatel příslušnou částku proplatit. Jedná se však o dobrovolné plnění zaměstnavatele (nikoliv o povinnost). Zaměstnanec je povinen rozhodnutí zaměstnavatele respektovat a přepravní prostředek nemůže svévolně změnit.

 NahoruNáhrada ve výši sjednaného přepravního prostředku

Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat, aby mu namísto stanoveného přepravního prostředku povolil použít jiný dohodnutý dopravní prostředek s tím, že jízdní výdaje budou zaměstnanci poskytnuty ve výši odpovídající původně stanovenému přepravnímu prostředku.

 NahoruNáhrada za kilometry ujeté na území cizího státu jiným než služebním vozidlem

Zaměstnavatel může svého zaměstnance požádat, aby při pracovní cestě použil jiné než služební vozidlo. Nemusí se jednat pouze o vlastní (soukromé) vozidlo zaměstnance, ale také o vozidlo zaměstnancem pronajaté nebo vypůjčené. Za každý kilometr jízdy jiným než služebním vozidlem náleží zaměstnanci náhrada, která je tvořena součtem dvou položek:

1. sazby základní náhrady,
2. náhrady za spotřebované pohonné hmoty.

 NahoruSazba základní náhrady

Sazbu základní náhrady za jeden ujetý kilometr stanoví pro rok 2024 vyhláškou takto:

• při použití jednostopých vozidel a tříkolek 1,50 Kč,

• při použití osobních motorových vozidel 5,60 Kč,

• při použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru 11,20 Kč.

Tyto částky jsou náhradou za amortizaci vozidla a výdaje, které s provozem vozidla souvisejí (např. opravy, náhradní díly, výměna oleje, mytí vozidla apod.).

Pro zjištění spotřeby PHM zaměstnavatel použije údaj z technického průkazu vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Pokud technický průkaz vozidla nebude obsahovat údaj podle norem ES, vypočte zaměstnavatel průměrnou spotřebu aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. V roce 2024 již nejsou vydávány tzv, Velké technické průkazy v papírové formě, pouze v digitální podobě. Provozovatel vozidla však stále má k dispozici Osvědčení o registraci vozidla (tzv. malý technický průkaz), který nově obsahuje více údajů. Mimo jiné také údaj o kombinované spotřebě vozidla. Zaměstnavatel bude mít při zjišťování spotřeby PHM lepší podmínky, neboť Osvědčení o registraci obsahuje pouze jeden údaj (na řádku V/8), který je údajem pro kombinovaný provoz podle norem ES.