Tento vnitřní předpis upravuje podmínky poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců, kteří jsou v pracovněprávních vztazích se školou _____________ (přesné označení, adresa) (dále též "škola" nebo "zaměstnavatel").
Tento vnitřní předpis je vydáván na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jako "zákoník práce" nebo "ZP“).
NahoruČlánek 1.
Působnost vnitřního předpisu
1.1 Tento vnitřní předpis se vztahuje na zaměstnance, kteří jsou v pracovněprávních vztazích se školou.
NahoruČlánek 2.
Poskytování cestovních náhrad
2.1 Vyslání zaměstnance školy na pracovní cestu lze uskutečnit za podmínek stanovených zákoníkem práce. Na pracovní cestu lze na dobu nezbytné potřeby vyslat zaměstnance školy, se kterým byla tato podmínka dohodnuta. Na pracovní cestu zaměstnance školy vysílá ................. (lze uvést obecně např. "nejblíže nadřízený vedoucí". Pokud bude stanoveno např. "pouze ředitel školy", vznikne v případě jeho nepřítomnosti problém s tím, kdo může zaměstnance na pracovní cesty vyslat ). Vedoucí zaměstnanec vysílající zaměstnance školy na pracovní cestu určí podmínky pracovní cesty a vyznačí je na cestovním příkazu (zde lze uvést podrobnější požadavky, např. povinnost zaznamenat místo a čas začátku a také konce pracovní cesty, stanovený způsob přepravy, místo ubytování apod.).
2.2 Nárok na cestovní náhrady zaměstnancům vznikne pouze v případech taxativně vymezených v § 152 zákoníku práce, to znamená při:
−pracovní cestě (tj. v případě cesty mimo sjednané místo výkonu práce),
−cestě mimo pravidelné pracoviště,
−mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
−přeložení,
−přijetí zaměstnance školy do zaměstnání v pracovním poměru (jedná se o dobrovolné plnění),
−výkonu práce v zahraničí,
−dočasném přidělení zaměstnance k výkonu práce k jinému zaměstnavateli,
V ostatních případech, které nejsou vymezeny v § 152 zákoníku práce, zaměstnanci cestovní náhrady nenáležejí.
2.3 Stravné při tuzemských pracovních cestách
Při tuzemských pracovních cestách přísluší zaměstnanci školy za každý kalendářní den pracovní cesty náhrady zvýšených stravovacích výdajů (dále jen "stravné“) ve výši
a. ............. Kč (uvést v rozmezí 140 až 166 Kč), trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b. ............. Kč (uvést rozmezí 212 až 256 Kč), trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,
c. ................Kč (uvést rozmezí 333 až 398 Kč), trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
2.4 Snížení stravného při tuzemských pracovních cestách
Zaměstnanci školy, jemuž bylo během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec školy finančně nepřispívá, se snižuje stravné za každé uvedené jídlo:
a. ................ (o 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin),
b. ................ (o 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin),
c. ................ (o 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin).
2.5 Tuzemská pracovní cesta, která spadá do dvou kalendářních dnů
Pokud pracovní cesta zaměstnance školy spadá do 2 kalendářních dnů, upustí se od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější.
2.6 Více samostatných tuzemských pracovních cest v jednom dni
Každá tuzemská pracovní cesta se pro stanovení nároku na stravné posuzuje samostatně. Doby jednotlivých pracovních cest na území ČR v jednom dni se nesčítají.
2.7 Stravné při zahraničních pracovních cestách
Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci školy zahraniční stravné určené zaměstnavatelem ve výši základní sazby zahraničního stravného stanoveného prováděcím právním předpisem vydaným k zákoníku práce (vyhláškou Ministerstva financí). Pro rok 2024 se jedná o vyhlášku MF č. 341/2023 Sb. Podle doby strávené v jednom dni na území cizího státu zaměstnanec obdrží zahraniční stravné ve výši uvedené v následující tabulce:
2.8 Pokud však zaměstnanci vznikne současně nárok i na tuzemské stravné, má nárok na zahraniční stravné až v případě, že na pracovní cestě mimo území ČR stráví dobu delší než 5 hodin (tato situace nastává zejména v první a v poslední den zahraniční pracovní cesty, kdy pracovní cesta zaměstnance je v jednom dni současně na území ČR i na území cizího státu).
2.9 Snížení stravného při zahraniční pracovní cestě
V případě zajištění některého z hlavních denních jídel (snídaně, oběda nebo večeře je povinností zaměstnavatele v neziskové sféře za každé jídlo snížit zahraniční stravné o hodnotu:
- 25 % trvá-li pracovní cesta více než 18 hodin,
- 35 % trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin,
- 70 % trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin.
2.10 Kapesné
Při zahraniční pracovní cestě bude zaměstnanci poskytnuto kapesné ve výši ........ % (maximálně 40 %) zahraničního stravného náležejícího zaměstnanci podle bodu 2.7 tohoto článku (zaměstnavatel není povinen kapesné poskytovat – jedná se o dobrovolné plnění). O poskytnutí kapesného a jeho výši je oprávněn rozhodnout ...................... (uvést kdo, např. vedoucí personálního útvaru).
2.11 Jízdní výdaje
Zaměstnanec při pracovní cestě využije přepravní prostředek, který mu předem stanoví pověřený vedoucí zaměstnanec ........................... (uvést bližší identifikaci). Jízdní výdaje je zaměstnanec v rámci vyúčtování pracovní cesty prokázat, a to ve vazbě na stanovený přepravní prostředek.
* Veřejné dopravní prostředky. Cenu jízdného prostředků hromadné přepravy (např. autobusu, vlaku, letadla, lodi, taxíku apod.) je zaměstnanec povinen prokázat příslušným dokladem (nejčastěji jízdenkou).
* Městská hromadná doprava. Při použití MHD v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Při použití MHD při pracovní cestě mimo obec, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, je zaměstnanec povinen cenu jízdné (MHD) prokazovat příslušným dokladem.
* Náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat, aby mu povolil namísto určeného hromadného dopravního prostředku použít jiný dopravní prostředek. Pokud bude zaměstnavatel s tímto způsobem přepravy při pracovní cestě souhlasit, má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů v hodnotě zaměstnavatelem určeného jízdného. (Uvést identifikaci vedoucího zaměstnance, který je schopen uvedený způsob přepravy schválit).
* Náhrada za jiné než služební motorové vozidlo. Zaměstnavatel však může zaměstnance požádat, aby při pracovní cestě použil jiné než služební vozidlo (např. vlastní vozidlo zaměstnance, vozidlo zaměstnancem bezplatně vypůjčené nebo zaměstnancem za úplatu pronajaté). K pracovním cestám mohou být použita pouze havarijně pojištěná vozidla (tato povinnost není stanovena zákoníkem práce). Před pracovní cestou je zaměstnanec povinen předložit .........(uvést požadované doklady např. smlouvu o havarijním pojištění, doklad o jeho úhradě apod.).
Při použití jiného než služebního vozidla zaměstnanci náleží náhrada stanovená zákoníkem práce, která je tvořena součtem sazby základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty.
2.12 Ubytovací výdaje
Místo a druh ubytování (např. hotel, ubytovnu, služební byt apod.) zaměstnance při pracovní cestě určí předem ................... (uvést příslušného nadřízeného zaměstnance). Zaměstnanec nemá právo jednostranně měnit stanovené místo a druh ubytování. Ve vyúčtování pracovní cesty je zaměstnanec povinen prokázat cenu za ubytování dokladem vystaveným příslušným ubytovacím zařízením.
2.13 Nutné vedlejší výdaje
Zaměstnanci budou uhrazeny doložené nutné vedlejší výdaje, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou (uvést podle charakteru činnosti, např. parkovné, místní poplatky, úschovna zavazadel, vstupenky na veletrh apod. Zaměstnanec je povinen všechny výdaje související s pracovní cestou prokázat doklady (potvrzeními, smlouvami, paragony apod.).
2.14 Zaměstnancům nelze poskytovat náhrady, které by převyšovaly limity stanovené touto směrnicí.
2.15 Onemocnění v průběhu pracovní cesty
Pokud zaměstnanec v průběhu pracovní cesty onemocní, je povinen vhodným způsobem (např. telefonicky, e-mailem) kontaktovat svého nadřízeného a ten rozhodne o dalším postupu (např. o návratu z pracovní cesty, zajištění náhrady apod.).
2.16 Záloha před vysláním zaměstnance na pracovní cestu
Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu musí být poskytnuta záloha. Formu poskytnutí zálohy (např. v hotovosti, cestovními šeky, poskytnutím platební karty zaměstnavatele) určí příslušný nadřízený zaměstnanec.
V případě dlouhodobých tuzemských cest (vymezit podle potřeb zaměstnavatele, např. cesty nad 14 dnů, 1 měsíc, 3 měsíce apod.) a také v případech zahraničních pracovních cest (bez ohledu na jejich délku) bude záloha poskytnuta formou předání platební karty zaměstnavatele. Zaměstnanec, kterému byla platební karta poskytnuta, ji vrátí nejpozději při vyúčtování pracovní cesty, pokud při jejím poskytnutí nebylo dohodnuto vrácení v dřívějším termínu, a při vyúčtování pracovní cesty předloží podepsané doklady o úhradě výdajů, které uskutečnil prostřednictvím platební karty zaměstnavatele.
Ve výjimečných případech, kdy s tím zaměstnanec souhlasí a jeho práva nejsou zpochybněna, může být od poskytnutí zálohy upuštěno. Skutečnost, že zaměstnanec zálohu před pracovní cestou nepožaduje, zaznačí příslušný vedoucí pracovník na cestovní příkaz.
2.17 Vyúčtování pracovní cesty
Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyčerpanou zálohu. Do deseti dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování a uspokojit oprávněné zájmy zaměstnance. (Desetidenní pořádkovou lhůtu stanoví zákoník práce. Tento právní předpis však současně umožňuje sjednání odlišné lhůty pro vyúčtování, to znamená, že lze sjednat delší (nikdy ne kratší), např. i třicetidenní lhůtu).
2.18 Nepředložení dokladů
Zaměstnanec je povinen příslušné výdaje, které mu vzniknou v průběhu pracovní cesty, prokázat dokladem (jízdenkou, dokladem o ubytování apod.). Ve výjimečných případech může příslušný nadřízený pracovník rozhodnout o tom, že příslušná náhrada bude zaměstnanci proplacena i bez předložení prvotního dokladu (uvést stanovené podmínky, např. při ztrátě, krádeži dokladů apod. Zaměstnavatel může, ale nemusí, podmínit proplacení nedoložených výdajů vyhotovením čestného prohlášení zaměstnance , ve kterém bude uvedena výše výdaje a informace, proč nebyl doklad doložen apod.).
NahoruČlánek 3.
Závěrečná ustanovení
3.1 Tento vnitřní předpis bude k dispozici na jednotlivých pracovištích školy k nahlédnutí všem zaměstnancům školy u _________.
3.2 Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem _______ (např. 1. lednem 2024) a je vydán na dobu určitou do _______ (např. 31. prosince 2024).
3.3 Pokud dojde ke změnám v právní úpravě, které budou mít za následek, že některá z ustanovení tohoto vnitřního předpisu bude třeba uvést do souladu s právními předpisy, je ředitel školy povinen bez zbytečného odkladu vydat nový vnitřní předpis.
V __________ dne ___________
__________________________
ředitel školy
Komentář:
Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře nemůže poskytovat zaměstnancům vyšší cestovní náhrady, než je vymezeno v hlavě III. části sedmé zákoníku práce.
Zákoník práce obsahuje úpravu náhrad výdajů poskytovaných v souvislosti s výkonem práce (část sedmá, § 151 až § 190 ZP). Podle zákoníku práce se cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při pracovní cestě, cestě mimo pravidelné pracoviště, cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, při přeložení, přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, výkonu práce v zahraničí.
Nejčastěji přichází v úvahu poskytování náhrad při pracovních cestách, při nichž podle zákoníku práce přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů (stravné), náhrada nutných vedlejších výdajů a náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny.
Zákoník práce obsahuje úpravu cestovních náhrad ve dvojím, poněkud odlišném režimu, a to pro:
- zaměstnance zaměstnavatele, který není státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v podnikatelské sféře),
- zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v rozpočtové sféře).
Odlišný režim spočívá v zásadě v tom, že:
- ve vztahu k zaměstnancům tzv. zaměstnavatele v podnikatelské sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady (a jejich minimální výši), které je zaměstnavatel povinen poskytovat s tím, že zaměstnavatel může zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů (přičemž za cestovní náhrady se považují pouze ty, které jsou poskytnuty v souladu se zákonnou definicí cestovních výdajů), zatímco
- ve vztahu k zaměstnavatelům tzv. zaměstnavatele v rozpočtové sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady, které je zaměstnavatel povinen poskytovat, s tím, že zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady ve výši a za podmínek stanovených zákoníkem práce, a jiné nebo vyšší náhrady nesmí zaměstnanci poskytovat.
V tomto smyslu jsou odlišně upraveny například základní sazby stravného, kdy u zaměstnavatele v podnikatelské sféře je stanovena pouze minimální výše sazby ( 140 Kč, 212 Kč, 3337 Kč) podle délky trvání pracovní cesty, a vyšší sazbu lze upravit v působnosti zaměstnavatele bez jakéhokoliv omezení, zatímco u zaměstnavatele v rozpočtové sféře je stanovena sazba v rozpětí (140 až 166 Kč, 212 až 256 Kč, 333 až 398 Kč) podle délky trvání pracovní cesty a konkrétní sazbu lze upravit v působnosti zaměstnavatele pouze v rámci stanoveného rozpětí.
Zákoník práce umožňuje zaměstnavatelům, kteří vyslali své zaměstnance na pracovní cestu kratší než 5 hodin, a tím jim znemožnili stravovat se obvyklým způsobem, aby jim poskytli stravné do limitu stanoveného zákoníkem práce při pracovních cestách trvajících 5–12 hodin.
Jedná se o daňově výhodné plnění, protože poskytnutá částka je daňově účinným nákladem, který nepodléhá odvodům zákonného pojistného. V této souvislosti je však potřebné připomenout, že se ze strany zaměstnavatele jedná o dobrovolné plnění (zákoník práce stanoví pouze možnost – nikoli povinnost toto plnění poskytovat). To znamená, že se zaměstnanci nemohou dobrovolného stravného domáhat.
Tuzemské stravné
Snížení stravného
Pokud bylo zaměstnanci zajištěno bezplatně některé z hlavních denních jídel (snídaně, oběd, večeře), náleží mu stravné snížené za každé jídlo až o hodnotu:
- 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin,
- 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Příklad
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu, která trvala od 4:00 do 23:00. V průběhu pracovní cesty zaměstnanec obdržel oběd, na který finančně nepřispěl. Zaměstnanci bylo za tento oběd sníženo stravné o 25 %.
Příklad
Zaměstnanec se obvykle stravoval v dietní jídelně, která vydávala obědy v době od 11 hod. do 12:30 hod. Dne 30. 3. byl zaměstnanec vyslán na pracovní cestu od 10 hod. do 14 hod. Zaměstnavatel zohlednil skutečnost, že se zaměstnanec nemohl stravovat obvyklým způsobem, a poskytl mu stravné ve výši 70 Kč. Uvedené dobrovolné plnění lze zaměstnavatelem daňově uplatnit, u zaměstnance nepodléhá dani ze závislé činnosti ani nevstupuje do vyměřovacích základů pro odvod zákonného pojistného
Příklad - dotaz
Zaměstnanec vykonal během dne tři samostatné krátké pracovní cesty, první cesta trvala 2 hodiny, druhá cesta 2,5 hodiny a třetí cesta 1 hodinu. Všechny cesty proběhly tím způsobem, že zaměstnanec vyjel z místa sjednaného místa výkonu práce do určeného místa a po splnění stanoveného úkolu se vrátil zpět, po určité době vyjel na další cestu. Je možné dobu trvání těchto cest sečíst (2 + 2,5 + 1 = 5,5 hodin) a přiznat zaměstnanci stravné v prvním časovém pásmu?
Při posuzování nároku zaměstnance na úhradu cestovních náhrad platí zásada, že každou pracovní cestu je nutné posuzovat samostatně. V popisovaném případě se za samostatnou pracovní cestu považuje každý výjezd z místa pravidelného pracoviště do místa výkonu práce s následným návratem zpět do sjednaného místa výkonu práce. Doby více samostatných tuzemských pracovních cest nelze pro účely stravného sčítat. Žádná z uskutečněných pracovních cest netrvala 5 hodin. Z toho důvodu zaměstnanci nárok na stravné nevznikl.
Příklad - dotaz
Zaměstnanec vyjel 23. srpna ve 22:00 na tuzemskou pracovní cestu, ze které se vrátil 24. srpna v 11:00. Na jaké stravné má zaměstnanec nárok?
V dotazovaném případě zaměstnanec vykonal dvoudenní pracovní cestu (přes jednu půlnoc). Z § 163 odst. 4 ZP vyplývá, že zaměstnavatel musí pro účely tuzemského stravného zjistit, zda je pro zaměstnance výhodnější posoudit každý den samostatně nebo doby trvání cesty v obou dnech sečíst. První den trvala pracovní cesta 2 hodiny a druhý den 11 hodin. Sečtením dob trvání pracovní cesty v obou dnech (13 hodin) se zaměstnanec pro účely sazby stravného dostane do druhého časového pásma (12 do 18 hodin). Pokud by byly jednotlivé dny posouzeny samostatně, nevznikl by zaměstnanci první den nárok na stravné a druhý den by měl nárok na stravné v prvním časovém pásmu (5 do 12 hodin). Pro zaměstnance je tedy výhodnější doby trvání pracovní cesty v obou dnech sečíst.
Zahraniční stravné
Příklad – Snížení stravného při zahraniční pracovní cestě
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do Německa. Pracovní cesta začala od 1. 4. v 9:00 hod. a ukončena byla 3. 4. v 7:00 hod. První a druhý den pracovní cesty byl zaměstnanci bezplatně poskytnut oběd. Zaměstnanci náleží zahraniční stravné:
- první den trvala pracovní cesta 15 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 30 EUR (tj. 2/3 z denní sazby 45 EUR), snížení za oběd 35 % tj. o 10,5 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 19,5 EUR (30-10,5),
- druhý den trvala pracovní cesta 24 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 45 EUR, snížení za oběd 25 % tj. o 11,25 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 33,75 EUR (45-11,25),
- třetí den trvala pracovní cesta 7 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 15 EUR (tj. 1/3 z denní sazby 45 EUR).
Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel vedle stravného (které je nárokové) jako fakultativní náhradu poskytnout zaměstnanci také kapesné v cizí měně. U zaměstnavatele v podnikatelské sféře může být kapesné stanoveno v jakékoliv výši, u zaměstnavatele v rozpočtové sféře lze poskytnout kapesné až do výše 40 % stravného vypočtené z částky stravného před jeho snížením za bezplatně poskytnuté hlavní denní jídlo., Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (poplatek za WC, tzv. bakšišné, platba nosiči zavazadel apod.).
Příklad
Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu. Podle vyhlášky MF č. 341 / 2023 Sb. činí základní sazba stravného 45 EUR. Zaměstnavatel se zavázal, že zaměstnanci poskytne kapesné ve výši 20 % stravného. Zahraniční část pracovní cesty byla zahájena odletem letadla z tuzemského letiště dne 1. 4. v 15:30 hod. a ukončena příletem letadla dne 6. 4. v 3:30 hod. Ve dnech 2. – 5. 4. zaměstnavatel zajistil zaměstnanci bezplatně snídani a večeři.
Souběh nároků na tuzemské a zahraniční stravné v jednom dni – § 170 odst. 3 ZP
Zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné, pokud pracovní cesta mimo území ČR trvá alespoň 1 hodinu. Jestliže však zaměstnanci vznikne v jednom dni současně nárok i na tuzemské stravné, má na zahraniční stravné nárok až v případě, že stráví na pracovní cestě mimo území ČR dobu delší než 5 hodin. Tato situace nastává zejména…
