Cestovní náhrady – přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance
Jaroslava Pfeilerová
NahoruPojem
Zákoník práce připouští možnost přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance před nástupem výkonu práce anebo po ukončení výkonu práce.
Pokud tedy zaměstnanec potřebuje přerušit pracovní cestu ze soukromých důvodů (např. návštěva koncertu, příbuzných, sportovního utkání apod.), požádá o tuto možnost svého zaměstnavatele před zahájením pracovní cesty. S tímto požadavkem zaměstnavatel může, ale také nemusí souhlasit. V případech, kdy zaměstnavatel přerušení pracovní cesty povolí, měl by v rámci vysílání zaměstnance mimo vymezení podmínek konání vlastní pracovní cesty jasně vymezit okolnosti, za kterých k přerušení pracovní cesty dojde. Jedná se zejména o přesné určení, na kterém místě a ve kterém okamžiku bude konkrétní pracovní cesta přerušena. Podrobným určením těchto podmínek se předejde možným komplikacím a problémům. Zaměstnavatel by měl v rámci vysílání zaměstnance na pracovní cestu přesně stanovit související podmínky, nejlépe v písemném příkazu. Zákoník práce stanoví cestovní náhrady při přerušení pracovní cesty, po kterém již nenásleduje výkon práce, a také při přerušení pracovní cesty před výkonem práce. To však neznamená, že by zaměstnanec po dohodě se zaměstnavatelem nemohl pracovní cestu přerušit v jejím průběhu. Důležité je, aby zaměstnavatel přerušení pracovní cesty zaměstnanci povolil a v rámci určování podmínek pracovní cesty jasně písemně vymezil i související podmínky. K přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance může dojít na území ČR, i v zahraničí.
Zákoník práce upravuje poskytování cestovních náhrad (dále též "CN") při přerušení pracovní cesty (dále také "PC") z důvodů na straně zaměstnance následujícím způsobem:
-
Stravné – Zaměstnanci náleží po dobu pracovní cesty náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravného), a to ve výši stanovené zákoníkem práce a prováděcími právními předpisy (vyhlášky MF a MPSV). V souvislosti s popisovanou problematikou je důležitá informace, že v době přerušení pracovní cesty zaměstnanci stravné nepřísluší.
-
Výdaje za ubytování – Při vícedenní pracovní cestě je zaměstnavatel povinen zaměstnanci uhradit ubytovací výdaje, a to v ubytovacím zařízení, které mu určil při vysílání na pracovní cestu. Pokud zaměstnanci vzniknou ubytovací výdaje v době přerušení pracovní cesty, musí je hradit ze svých soukromých prostředků.
-
Jízdní výdaje – Zaměstnanec se při pracovní cestě přepravuje dopravním prostředkem, který mu určil zaměstnavatele (vlakem, autem, autobusem, pěšky, letadlem apod.). Pokud bude pracovní cesta na základě souhlasu zaměstnavatele přerušena, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů odpovídající částce, která by zaměstnanci náležela, kdyby k přerušení pracovní cesty nedošlo.
-
Další cestovní náhradou, na kterou má zaměstnanec v průběhu pracovní cesty nárok, jsou nutné vedlejší výdaje (parkovné, dálniční poplatky, poplatky za telefon apod.). Pokud tyto výdaje zaměstnanci vzniknou po dobu přerušení pracovní cesty, nelze je považovat za cestovní náhrady podle zákoníku práce.
Právní úprava:
-
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
-
§ 160 – náhrada jízdních výdajů při přerušení PC
-
§ 162 – náhrada výdajů za ubytování
-
§ 163 – stravné
-
§ 164 – náhrada nutných vedlejších výdajů
-
§ 174 – poskytování cestovních náhrad v neziskové sféře
-
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů
-
§ 6 odst. 7 písm. a) – příjmy, které nejsou předmětem daně
-
§ 24 odst. 2 písm. zh) – daňově účinný náklad
-
Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
-
Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky
-
Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů
Účtování územních samosprávných celků, příspěvkových organizací, státních fondů a organizačních složek státu se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Prováděcí vyhláškou k tomuto zákonu je vyhláška č. 410/2009 Sb. V zájmu shodného postupu při účtování u vybraných účetních jednotek vydalo MF České účetní standardy (dále jen "ČÚS") č. 701 až 708.
Příspěvkové organizace vytvářejí analytické účty v souladu s bodem 3.2. ČÚS 701 – Účty a zásady účtování na účtech. Organizace v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty se člení podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také pro daňové účely.
NahoruÚčtování o cestovních náhradách
Při účtování o cestovních náhradách organizace použije celou řadu účetních dokladů – faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Při účtování ve vztahu k popisované problematice je velmi důležité stanovisko nadřízeného zaměstnance k přerušení pracovní cesty, které zaznamená v písemném cestovním příkazu. Jedná se zejména o údaj, kdy a kde byla pracovní cesta přerušena. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené v § 11 ZoÚ.
V neziskové sféře jsou zaměstnavatelé povinni poskytnout zaměstnancům náhrady cestovních náhrad, na které jim vznikne nárok v souvislosti s výkonem práce. Postup při uplatňování cestovních náhrad je zákoníkem práce upraven zvlášť pro podnikatelskou sféru (§ 156 až § 172 ZP) a zvlášť pro státní a rozpočtovou sféru (§ 173 až § 181 ZP).
Zaměstnavatelé ve státní a příspěvkové sféře mají zákoníkem práce stanoveny limity, v jejichž rámci mohou stravné poskytovat. Zaměstnancům nemohou být poskytovány vyšší, ale ani nižší náhrady, než stanoví zákoník práce. Náhrady v rámci zákoníku práce nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a také nevstupují do vyměřovacího základu pro odvod povinného pojistného. Pro zaměstnavatele se jedná o daňově účinný náklad.
Jak již bylo uvedeno, zaměstnanec má nárok na cestovní náhrady, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou. V době přerušení pracovní cesty nemá zaměstnanec nárok na stravné, ubytovací výdaje a náhrady ostatních souvisejících výdajů. Co se týká jízdních výdajů, ty budou zaměstnanci proplaceny pouze v takové výši, kolik by činily v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Pokud tedy zaměstnavatel uhradí zaměstnanci náhrady nad tento limit, jedná se o zdanitelný příjem zaměstnance, který současně vstupuje do vyměřovacího základu pro odvod zákonného pojistného. K těmto nadlimitním platbám by mělo docházet pouze v podnikatelské sféře.
Upozornění na chyby v praxi:
-
Přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance může být realizováno pouze se svolením zaměstnavatele. V praxi se většinou postupuje tím způsobem, že zaměstnanec o možnost přerušení PC požádá a zaměstnavatel tento požadavek buď akceptuje, nebo neakceptuje. Pokud bude zaměstnavatel s přerušením PC souhlasit, měl by na cestovní příkaz písemně uvést, kde a kdy k přerušení dojde. Někdy se setkáváme s případy, kdy zaměstnanec pracovní cestu z osobních důvodů přeruší bez souhlasu zaměstnavatele. Jedná se o porušení zákoníku práce, ze kterého může zaměstnavatel vyvodit pracovněprávní důsledky.
-
V některých případech je chybně aplikován institut přerušení PC v případech, kdy PC připadne na nepracovní den (sobota, neděle, svátek apod.). V ojedinělých případech bylo kontrolními orgány zjištěno, že zaměstnavatel tyto nepracovní dny posoudil jako přerušení PC a zaměstnancům neposkytl cestovní náhrady. Tento postup je v rozporu se zákoníkem práce a zaměstnavatel porušil práva zaměstnance tím, že mu neposkytl náhrady, na které měl nárok. Doba pracovní cesty totiž není vázána na výkon práce, pokud je zaměstnanec podle pokynů zaměstnavatele na PC, musí dostat cestovní náhrady, a to za pracovní dny i za dny odpočinku.
-
Problémy vznikají zaměstnavatelům také v případech, kdy zaměstnanec vyslaný na PC nemůže vykonávat určenou práci např. z důvodu kalamity, živelní pohromy nebo i z důvodů špatné organizace práce. Ani v tomto případě nemůže zaměstnavatel po dobu, než bude možné stanovenou práci zaměstnancem vykonávat, PC přerušit. V obdobných situacích musí zaměstnavatel zvážit, zda se mu vyplatí nařídit zaměstnanci návrat (návratem zpět je PC ukončena), nebo zda má vyčkat, až bude možné v práci pokračovat. Zaměstnanci však náležejí cestovní náhrady podle zákoníku práce po celou dobu PC, a to i v případě, kdy bez svého zavinění nemůže určenou práci vykonávat.
-
V některých případech zaměstnanci požadují, aby jim zaměstnavatel proplatil vyšší částku jízdních výdajů vzniklých z důvodu přerušení pracovní cesty. Např. zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu z Olomouce do Prahy. Jako přepravní prostředek na cestu do cíle pracovní cesty a zpět byl zaměstnavatelem stanoven rychlík ČD. Určené spoje navazovaly na počátek a konec činnosti, pro kterou byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán. Zaměstnavatel povolil zaměstnanci přerušení pracovní cesty v Praze (po ukončení výkonu práce). Ve vyúčtování pracovní cesty zaměstnanec nárokoval jízdní výdaje za cestu do cíle pracovní cesty (z Olomouce do Prahy) v ceně jízdenky ČD a za cestu zpět z Prahy do Olomouce v ceně dražší jízdenky Pendolina. Vyšší jízdní výdaje zaměstnanec odůvodnil tím, že pro něj bylo výhodnější cestovat Pendolinem, neboť na rychlík ČD by musel několik hodin čekat. I když bylo přerušení pracovní cesty předem schváleno, nemohou jít zvýšené jízdní výdaje k tíži zaměstnavatele. Zaměstnavatel před zahájením pracovní cesty (podle § 153 ZP) stanovil podmínky pracovní cesty a jako přepravní prostředek do cíle pracovní cesty a zpět určil rychlík ČD. V souladu s § 160 ZP náleží zaměstnanci v případě povoleného přerušení pracovní cesty jízdní výdaje do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. To znamená, že i když zaměstnanec k vyúčtování pracovní cesty předloží za zpáteční cestu jízdenku z Pendolina z Prahy do Olomouce, proplatí mu zaměstnavatel jízdné pouze do výše náhrady původně určené přepravy, to znamená ve výši, kolik by činila jízdenka rychlíku ČD. Skutečnost, že zaměstnanci v důsledku přerušení pracovní cesty více vyhovovalo (z časového důvodu) cestovat Pendolinem, není důvodem pro poskytnutí vyšších jízdních výdajů.
Zaměstnanec byl vyslán na zahraniční pracovní cestu do Londýna z důvodu jednání s novým obchodním partnerem. Před zahájením pracovní cesty bylo dohodnuto přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance. Vymezení přerušení PC a souvisejících podmínek nebylo provedeno důsledně, na příkazu k pracovní cestě bylo pouze stručně uvedeno, že PC bude přerušena z důvodů na straně zaměstnance. Z údajů nebylo zřejmé, kde, v jakém okamžiku a za jakých okolností bude ukončen výkon…
