Cestovní náhrady - kdy ano a kdy ne

3.4.9

Cestovní náhrady – kdy ano a kdy ne

Ing. Karel Janoušek

 NahoruPojem

Za cestovní náhrady se podle § 156 odst. 3 ZP považují pouze náhrady, které byly poskytnuty v souladu s § 152 ZP.

Podle § 151 a § 152 ZP je zaměstnavatel povinen poskytnout náhrady výdajů, které zaměstnanci vznikly při:

1. pracovní cestě,
2. cestě mimo pravidelné pracoviště,
3. mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
4. přeložení,
5. dočasném přidělení,
6. přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
7. výkonu práce v zahraničí.

Uvedená ustanovení jsou pro poskytování cestovních náhrad rozhodující, protože z nich jednoznačně vyplývá, že pokud zaměstnanci vzniknou při uvedených cestách výdaje, jejichž druh je uveden v § 156 a § 166 ZP, musí jejich náhradu zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout.

Kromě toho zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů také při cestě k návštěvě rodiny (§ 161 a § 168 ZP) a stravné v případě, že je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do svého bydliště (§ 163 odst. 6 a § 170 odst. 7 ZP).

Nejčastějšími cestami, na které zaměstnavatel zaměstnance vysílá, jsou cesty uvedené v § 152 písm. a) až c) ZP.

 NahoruPracovní cesta

Podle § 42 odst. 1 ZP se pracovní cestou rozumí časově omezená cesta k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu lze pouze na základě dohody s ním (tato dohoda nemusí být písemná).

Pro účely poskytování cestovních náhrad se podle § 156 odst. 2 ZP za pracovní cestu považuje také cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Vždy musí samozřejmě jít o cestu za účelem výkonu práce. Výkon práce je totiž nezbytnou podmínkou konání pracovní cesty a její neoddělitelnou součástí.

Aby mohly být zaměstnanci poskytnuty cestovní náhrady, musí jít o cestu, při které lze zaměstnanci takovéto náhrady poskytnout, tj. musejí být současně splněny tyto podmínky:

• jde o cestu za účelem výkonu práce,

• výkon této práce je prováděn:

  1. mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě, nebo
  2. mimo pravidelné pracoviště zaměstnance, anebo
  3. v místě výkonu práce nebo na pravidelném pracovišti zaměstnance mimo jeho rozvrh směn (mimo jemu stanovenou pracovní dobu), a

• na takovou cestu zaměstnavatel zaměstnance vyslal.

Z uvedeného je zřejmé, že z hlediska cestovních náhrad má mimořádný význam provádění výkonu práce, tj. účel cesty, sjednané místo výkonu práce a pravidelné pracoviště zaměstnance.

 NahoruSlužební cesta

Pracovní cestu nelze zaměňovat za služební cestu, neboť služební cesta je konána na základě jiných základních pravidel a podmínek.

Služební cesta je cesta, na kterou byl státní zaměstnanec vyslán svým představeným podle § 45 a násl. zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, ve znění pozdějších předpisů. Na služební cestu může být vyslán také příslušník bezpečnostního sboru podle § 37 zákona č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů, ve znění pozdějších předpisů. Obdobně se podle speciálních předpisů postupuje při poskytování cestovních náhrad vojákům z povolání, členům vlády, soudcům a některým dalším osobám.

Z toho je jednoznačně zřejmé, že na služební cestu může být vyslána pouze osoba, na kterou se uvedené speciální předpisy vztahují. Zaměstnanec příspěvkové organizace zřízené samosprávnými celky apod. nemůže být nikdy vyslán na služební cestu.

 NahoruVýkon práce

Jednou ze základních podmínek nezbytných pro to, aby příslušná cesta mohla být považována za cestu pracovní, je podle § 42 odst. 1 ZP to, že jde o cestu za účelem výkonu práce. Za výkon práce se považuje výkon takové činnosti, jejíž druh je sjednán v pracovní smlouvě se zaměstnancem, nebo provádění činnosti, která se podle zákoníku práce za výkon práce považuje a za kterou tedy zaměstnanci přísluší mzda nebo plat (nikoliv náhrada mzdy nebo platu), příp. činnost, kterou speciální předpis (např. vyhláška č. 263/2007 Sb., pracovní řád pro zaměstnance škol a školských zařízení) za výkon práce považuje.

Tak např. podle § 230 odst. 3 ZP se za výkon práce považuje účast na školení nebo jiných formách přípravy nebo studia za účelem prohloubení kvalifikace. Stejně tak se za výkon práce považuje např. zaškolení a zaučení. Za uvedené činnosti přísluší také zaměstnanci mzda nebo plat (dále jen mzda). Doba účasti na takovém školení (rozuměj doba výuky) je tak dobou výkonu práce.

Podle § 230 odst. 1 ZP je prohlubováním kvalifikace její průběžné doplňování, kterým se nemění její podstata a které umožňuje zaměstnanci výkon sjednané práce. Za prohlubování kvalifikace se považuje také její udržování a obnovování.

Naproti tomu zvýšením kvalifikace se rozumí změna hodnoty kvalifikace a také její získání a rozšíření (viz § 231 ZP). Je tedy např. zcela vyloučeno, aby vzdělávání za účelem dosažení vyššího stupně vzdělání mělo povahu prohlubování kvalifikace. Proto také zvyšování kvalifikace, získávání kvalifikace ani rozšiřování kvalifikace není považováno za výkon práce.

Podle § 205 ZP je účast na školení, jiných formách přípravy či studia, v nichž má zaměstnanec získat předpoklady stanovené právními předpisy nebo požadavky nezbytné pro řádný výkon sjednané práce, je překážkou v práci na straně zaměstnance. Takové školení nebo studium tedy není výkonem práce, a protože nejde o výkon práce, nelze účast na takovém vzdělávání považovat za pracovní cestu. Výkon práce je totiž základní podmínkou konání pracovní cesty, což v uvedeném případě splněno není. A nejde-li o pracovní cestu, nemohou být zaměstnanci ani poskytnuty cestovní náhrady podle části sedmé zákoníku práce.

Vzhledem k výše uvedenému je nutno zvlášť pečlivě posuzovat cesty zaměstnanců související s různými druhy školení a vzdělávání. Je nutno důsledně rozlišovat mezi vzděláváním za účelem prohloubení kvalifikace k výkonu práce a vzděláváním za účelem získání (zvýšení) kvalifikace nezbytné pro řádný výkon práce.

Stejně jako zákoník práce klasifikují oblast školení a vzdělávání některé zvláštní předpisy ve školství, zdravotnictví, státní správě apod. (např. zákon č. 95/2004 Sb., o podmínkách získávání a uznávání odborné způsobilosti a specializované způsobilosti k výkonu zdravotnického povolání lékaře, zubního lékaře a farmaceuta, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 96/2004 Sb. o nelékařských zdravotnických povoláních, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 317/2005 Sb., o dalším vzdělávání pedagogických pracovníků, ve znění pozdějších předpisů). Ve všech takových předpisech je zpravidla uvedeno, že celoživotní vzdělávání je povinné pro všechny zaměstnance a že prohlubování kvalifikace se považuje za výkon práce, za který náleží zaměstnanci mzda. Podle § 230 odst. 4 ZP je náklady vynaložené na prohlubování kvalifikace povinen hradit zaměstnavatel.

Pokud tedy půjde o cestu za účelem prohloubení kvalifikace, tak o pracovní cestu zpravidla půjde a cestovní náhrady při ní budou zaměstnanci příslušet. Půjde-li ale o cestu za účelem zvýšení kvalifikace, o pracovní cestu se jednat nebude a zaměstnanci tak za takovou cestu cestovní náhrady příslušet nebudou. Výjimkou jsou případy, kdy příslušná cesta zaměstnance je financována z tzv. vnějších zdrojů, tj. např. z prostředků některého z Evropských sociálních fondů, fondů ministerstva, zřizovatele, rozvojových programů apod. Rozlišení, zda u konkrétního zaměstnance jde o vzdělávání za účelem prohloubení kvalifikace k výkonu práce nebo o vzdělávání za účelem získání kvalifikace nezbytné pro řádný výkon práce, příp. její rozšiřování nebo zvyšování, tak má podstatný význam pro zjištění, zda cesta související s příslušným vzděláváním zaměstnance je, nebo není pracovní cestou, a tedy, zda mu při takové cestě přísluší, nebo nepřísluší cestovní náhrady podle zákoníku práce. To má pak následně také vliv na to, zda zaměstnanci případně poskytnuté náhrady za takovou cestu jsou daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele a zda jde či nejde o neoprávněné čerpání rozpočtu.

 NahoruMísto výkonu práce

Podle § 34 odst. 1 ZP musí pracovní smlouva obsahovat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být sjednaný druh práce vykonáván. Takovéto místo může být sjednáno jako jedno nebo více konkrétních míst, ale také jako část obce, obec anebo i větší území. Jestli zaměstnanci budou anebo nebudou příslušet cestovní náhrady, bude ale záležet zejména na tom, zda a případně jak je s ním sjednáno pravidelné pracoviště.

 NahoruPravidelné pracoviště

Přestože existuje tzv. smluvní volnost, nelze se zaměstnancem jako pravidelné pracoviště sjednat jakékoliv místo. Ze samotného pojmu je zřejmé, že jde o místo(a), kde zaměstnanec skutečně bude vykonávat svou práci pravidelně, tj. častěji než kdekoliv jinde. Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad však podle § 34a ZP nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec. Může jím tedy být např. jedno nebo několik konkrétních míst v jedné obci, část obce anebo celá obec, a to vždy "uvnitř" sjednaného místa výkonu práce. Je-li tedy např. sjednaným místem výkonu práce Kladno, nemůže být sjednáno pravidelné pracoviště ve Slaném.

Je-li pravidelné pracoviště se zaměstnancem sjednáváno, musí tak být učiněno v pracovní smlouvě (v dodatku k pracovní smlouvě). Tuto dohodu nelze nahradit ujednáním v kolektivní smlouvě ani jakýmkoliv rozhodnutím zaměstnavatele, byť by bylo uvedeno ve vnitřním předpise zaměstnavatele.

Pokud v pracovní smlouvě pravidelné pracoviště se zaměstnancem sjednáno není, postupuje se při jeho určení pro účely cestovních náhrad podle § 34a ZP. Podle uvedeného ustanovení je pak pravidelným pracovištěm pro účely cestovních náhrad místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance. Za sjednání místa výkonu práce šířeji než obec se považuje také případ, kdy jsou jako místa výkonu práce sjednána konkrétní místa a tato místa nejsou jen v jedné obci.

Vzhledem k uvedenému je zřejmé, že je nezbytné u každého zaměstnance pečlivě zvážit, jak bude v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce, a také zda a jak bude sjednáno pravidelné pracoviště. Podle toho, jak budou uvedená místa sjednána, budou (nebo nebudou) také zaměstnanci příslušet náhrady cestovních výdajů při cestách, na které ho zaměstnavatel vyslal vykonat práci sjednanou v pracovní smlouvě nebo činnost, která se podle zákoníku práce za výkon práce považuje. Zaměstnanci totiž přísluší cestovní náhrady vždy, když byl zaměstnavatelem vyslán vykonat práci sjednanou v pracovní smlouvě nebo činnost, kterou zákoník práce považuje za výkon práce:

• mimo sjednané místo výkonu práce, nebo

• mimo pravidelné pracoviště, příp. v některých případech také

• v místě pravidelného pracoviště mimo rozvrh směn.

Zejména pravidelné pracoviště je pro účely cestovních náhrad rozhodující.

 NahoruMísto výkonu práce a pravidelné pracoviště bydliště

V některých případech může být se zaměstnancem sjednáno jako místo výkonu práce jeho bydliště nebo jiné místo a bydliště. To může nastat v zásadě jen tehdy, může-li zaměstnanec druh práce sjednaný v pracovní smlouvě skutečně vykonávat ve svém bydlišti (bytě). Nejde např. jen o vykonávání jednoduchých prací, ale také o provádění vysoce kvalifikované práce jako programování, zpracovávání účetnictví atd. Nemůže ale jít o zaměstnance takových profesí, jako jsou řidič, údržbář, zdravotní sestra apod., neboť takové profese nelze v bytě zaměstnance vykonávat.

To vše má samozřejmě také vliv na cestovní náhrady při výkonu práce na dálku podle § 317 ZP a v případě, kdy zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do bydliště (místa pobytu) zaměstnance.

 NahoruVýkon práce na dálku

Podle § 317 ZP může být se zaměstnancem sjednáno, že bude vykonávat práci z jiného místa dohodnutého se zaměstnavatelem, než je pracoviště zaměstnavatele (dále jen "práce na dálku"). V takovém případě by mělo být v dohodě o práci na dálku sjednáno místo výkonu práce na dálku, kterým může být bydliště (byt) zaměstnance, místo jeho pobytu nebo i jiné místo (např. chata zaměstnance). Není přitom vyloučeno, aby zaměstnanec v některé dny pracoval na pracovišti zaměstnavatele a v jiné dny doma nebo na jiném sjednaném místě. Ujednání o místě výkonu práce na dálku v dohodě o práci na dálku není ale pro cestovní náhrady rozhodující.

Pro cestovní náhrady je v zásadě vždy rozhodující pravidelné pracoviště sjednané v pracovní smlouvě, a pokud tam sjednáno není, tak zjištěné postupem podle § 34a ZP (viz výše). Důvodem je to, že cestovní náhrady zaměstnanci přísluší vždy, když je na cestě k výkonu práce a práci vykonává mimo pravidelné pracoviště a v některých případech i na pravidelném pracovišti.

 NahoruPracovní cesty do bydliště

Zvláštním případem jsou pracovní cesty uvedené v § 163 odst. 6 a § 170 odst. 7 ZP, tj. cesty za účelem výkonu práce do místa bydliště zaměstnance v tuzemsku nebo v zahraničí, které není místem výkonu práce nebo pravidelným pracovištěm zaměstnance. V těchto případech podle uvedených ustanovení zaměstnanci přísluší stravné za dobu cesty do místa bydliště, za dobu výkonu práce v bydlišti a za dobu cesty zpět.

 NahoruMimořádná cesta k výkonu práce mimo rozvrh směn

Kromě uvedených případů přísluší zaměstnanci podle § 152 písm. c) ZP cestovní náhrady také v případě, kdy jde o mimořádnou cestu související s výkonem práce mimo rozvrh směn prováděným v místě výkonu práce anebo pravidelného pracoviště zaměstnance.

Každý výkon práce zaměstnance mimo rozvrh směn, tj. mimo pracovní dobu jemu stanovenou zaměstnavatelem podle § 81 a násl. ZP, je mimořádným výkonem práce a každá s tím související cesta na pravidelné pracoviště tak je mimořádnou cestou podle uvedeného ustanovení zákoníku práce. Podle § 156 odst. 2 ZP je i taková cesta považována pro účely cestovních náhrad za cestu pracovní, tedy za cestu, při které zaměstnanci za dobu jejího trvání přísluší všechny druhy cestovních náhrad, tj. v uvedeném případě zejména náhrada jízdních výdajů na pravidelné pracoviště a zpět a stravné za celou dobu trvání této pracovní cesty, příp. také náhrada nutných vedlejších výdajů. Doba trvání pracovní cesty vždy zahrnuje nejen cestu do určeného místa, tj. v tomto případě cestu na pravidelné pracoviště, ale také dobu výkonu práce a dobu cesty zpět. Nejde tedy pouze o dobu cesty z bydliště na pracoviště a dobu cesty z pracoviště do bydliště.

Takovýmito mimořádnými cestami k výkonu práce mimo rozvrh směn mohou být např. cesty související s výkonem práce např. při pohotovostní službě lékaře nebo zdravotní sestry držené v bydlišti, při akcích organizovaných školou v nepracovních dnech v areálu školy (např. den otevřených dveří, sportovní hry apod.). Pokud se k výkonu této zaměstnavatelem nařízené nebo odsouhlasené práce mimo rozvrh směn musel zaměstnanec dopravit do místa pravidelného pracoviště, přísluší mu cestovní náhrady (v uvedeném případě zejména jízdních výdajů a stravného), pokud mu v této souvislosti vznikly.

Z pohledu poskytování cestovních náhrad je při výkonu práce mimo rozvrh směn zcela nepodstatné, zda doba výkonu práce bude např. ze mzdového hlediska prací přesčas nebo zda zaměstnanec za tuto dobu bude, po dohodě se zaměstnavatelem, čerpat náhradní volno. Důležité je, že se dostavil na své pravidelné pracoviště mimo svou pracovní dobu za účelem vykonání práce.