Evidence - podrozvahová

Evidence – podrozvahová

Ing. Danuše Prokůpková

Pojem

Podrozvahová evidence je zařazena mezi účetní knihy. Vede se na podrozvahových účtech. V knihách podrozvahových účtů se na podrozvahových účtech v účtových skupinách 90 až 99 v souladu s § 47 až 55 vyhlášky č. 410/2009 Sb. účtuje o významných skutečnostech, jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky a jejích ekonomických zdrojů, které lze využít nebo jejichž zachycení a zobrazení v účetní závěrce podává jejímu uživateli informaci využitelnou pro jeho rozhodování nebo úsudek. V knihách podrozvahových účtů se účtuje o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, avšak nejsou splněny všechny podmínky pro provedení účetního zápisu v hlavní knize na účty rozvahové, a to jak v průběhu účetního období, tak ke konci rozvahového dne.

Důvodem proč evidovat finanční operace na podrozvahových účtech může být evidenční přínos pro případné externí uživatele. V účetní evidenci podrozvahy je logické sledování skutečností, které korespondují s obecným předmětem účetnictví (§ 2 ZoÚ), tzn.:

• mají finanční vyjádření,

• nejsou již podchyceny v jiných fungujících agendách,

• mají vztah k vykazovaným hodnotám aktiv či pasiv, výnosů či nákladů.

Při rozhodování o zápisech na podrozvaze vycházíme vždy z "míry jistoty“ a měli bychom se řídit určitými pravidly významnosti a relevance. To znamená, že informace je významná pro uživatele účetní závěrky nebo pro potřeby rozhodování a řízení. Cena informace je přiměřená a informace není duplicitní. Platí, že pokud je něco evidováno v rozvaze, tak se již neeviduje v podrozvaze.

Bližší podmínky pak stanoví, že:

• V knihách podrozvahových účtů se účtuje o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, avšak nejsou splněny všechny podmínky pro provedení účetního zápisu v hlavní knize, a to jak v průběhu účetního období, tak ke konci rozvahového dne.

• V knihách podrozvahových účtů se na podrozvahových účtech v účtových skupinách 90 až 99 v souladu s § 47 až 54 vyhlášky č. 410/2009 Sb. účtuje o významných skutečnostech, jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky a jejích ekonomických zdrojů, které lze využít nebo jejichž zachycení a zobrazení v účetní závěrce podává jejímu uživateli informaci využitelnou pro jeho rozhodování nebo úsudek.

• Zápisy v knize podrozvahových účtů se uskutečňují tak, že se provádějí na stranu Má Dáti nebo na stranu DaL podrozvahového účtu, která je stejná jako při předcházejícím nebo následujícím zápisu na příslušný (související) účet v hlavní knize.

• Zápisy na účtu 999 se provádějí tak, že strana Má Dáti zajišťuje podvojný zápis na straně DaL jiného podrozvahového účtu, a naopak. Zápisy v knize podrozvahových účtů lze provádět také s kladným nebo záporným znaménkem tak, že podle výše uvedeného je přírůstek stavu příslušného podrozvahového účtu označován kladným znaménkem a snížení stavu příslušného podrozvahového účtu je označováno záporným znaménkem.

• Zjistí-li účetní jednotka, že již nejsou splněny podmínky pro účtování v knize podrozvahových účtů, a tato skutečnost zakládá povinnost provedení zápisu v hlavní knize, provádí se zápis v knize podrozvahových účtů a zápis v hlavní knize ve stejný okamžik (například jsou již splněny všechny podmínky pro účtování o pohledávce, a proto zanikají podmínky pro účtování o podmíněné pohledávce).

• Okamžik zápisů v těchto knihách je také stejný, pokud zanikl důvod pro zachycení určité skutečnosti v hlavní knize, a z toho důvodu je účtováno o snížení určité položky aktiva nebo pasiva, a zároveň byly splněny podmínky pro zápis v knize podrozvahových účtů (například uplynutím času došlo k promlčení pohledávky, avšak je zde předpoklad úhrady dluhu ručitelem nebo jsou splněny podmínky pro upuštění od vymáhání pohledávky podle jiného právního předpisu a zároveň účetní jednotka již nemá povinnost vykazovat pohledávku v rozvaze, avšak má povinnost tuto pohledávku nadále sledovat). Vyřazení zápisu z podrozvahy se provádí na základě opačného zápisu s pomocí účtu 999.

Vývojem se ustálily určité zásady, které je třeba brát v úvahu při rozhodování o evidenci účetního případu na podrozvaze. Daly by se ve stručnosti shrnout do níže uvedených bodů:

• informace je významná pro uživatele ÚZ,

• informace je významná pro potřeby rozhodování a řízení,

• cena informace je přiměřená,

• informace není duplicitní,

• pro získání informace je evidence na podrozvaze vhodná,

• pokud je něco evidováno v rozvaze, tak se to již neeviduje v podrozvaze,

a při rozhodování o evidenci účetního případu na podrozvahových účtech vycházíme vždy z "míry jistoty".

Z výše uvedeného tedy vyplývá, že účetní jednotce je dána možnost o určitých skutečnostech v systému podrozvahových účtů neúčtovat, pokud jsou splněny výše uvedené podmínky. Povinnost je stanovena jen v návaznosti na některé vybrané účty. Pokud jde o pohledávkové a závazkové vztahy, tak je povinnost účtovat na příslušných podrozvahových účtech; pokud zobrazujeme vztahy na zahraniční transfery, pak se bude vždy jednat o povinnost bez ohledu na jiné skutečnosti.

Základní účetní postupy a pravidla pro účtování na podrozvahových účtech

Účtová skupina 90 – Majetek a závazky účetní jednotky

• Účet 901 – Jiný drobný dlouhodobý nehmotný majetek (nezachycený v rozvaze tedy např. do 7 000 Kč) – navrhujeme tento majetek v systému účetnictví sledovat od hranice (stanovení hranice podle významnosti a Kč). Je třeba zohlednit efektivitu takto pořizovaných dat a možnost nahrazení jinou méně nákladnou evidencí. Sledování majetku s nižší hodnotou v systému účetnictví nemusí být podle některých názorů vždy efektivní (otázka, zda to částečně může něco nahradit, např. karty zaměstnanců apod.).

• Účet 902 – Jiný drobný dlouhodobý hmotný majetek nezachycený v rozvaze (tedy do 3 000 Kč) – navrhujeme tento majetek v systému účetnictví sledovat od hranice podle významnosti a objemu i ocenění.

• Účet 909 – Ostatní majetek (soubory apod.) – zde se může jednat převážně o majetek např. podle § 10, § 11 zákona č. 219/2000 Sb., případně o majetek ve vlastnictví zřizovatele převedený podle § 27 odst. 2 písm. e) zákona č. 250/2000 Sb. k hospodaření.

• Účet je svým obsahovým vymezením vhodný i k evidenci dalších údajů o majetku, který organizace využívá, spravuje jej nebo jí přísluší jiné právo k majetku, ale tento majetek není evidován v rozvaze. Může to být např.:

  1. majetek nehmotný, pokud není jeho evidence umožněna předpisem rozvaze, ale účetní jednotka jej využívá (plány rozvoje, studie, koncepce, analýzy, pasporty, územně plánovací dokumentace apod.), a to v pořizovacích cenách,
  2. pořizovací cena technického zhodnocení, k jehož provedení nebyla účetní jednotka oprávněna vlastníkem majetku a nelze jej vést na účtu 021 (nemá právo evidence a odepisování,
  3. majetek civilní obrany.

Evidence tohoto majetku v podrozvaze je dobrovolná. Pokud ji účetní jednotka zvolí, měla by se snažit dodržet metodu a účtovat na účet 903 i stejné případy v následujících účetních obdobích.

• Účet 905 – Vyřazené pohledávky

Podle vyhlášky zde mají být zachyceny pohledávky, u kterých není již právní nárok na jejich vymáhání (lze pod tím rozumět v zásadě promlčené pohledávky), nicméně objevuje se u nich předpoklad, že budou plně nebo částečně plněny. Případně zde mohou být evidovány i další případy odepsaných pohledávek z rozvahových účtů podle potřeby účetní jednotky. Lze zaujmout stanovisko, že bez ohledu na zvažování, zda je předpoklad, že promlčená pohledávka bude plněna či nikoliv, došlo k předpisu odepsané pohledávky na tento účet. Přitom po určité době (například 3 roky) by byly definitivně odepsány z podrozvahy, pokud nedošlo k jejich plnění dlužníkem. Cílem tohoto navrhovaného opatření je, aby po určitou dobu byly dané pohledávky ještě evidovány v účetnictví a byla tak zajištěna informace, že určitý objekt dlužil. Taková informace se může hodit jako určité kritérium pro další hodnocení vztahů k takovýmto subjektům.

• Účet 906 – Vyřazené závazky

Podle rozšířeného názoru by v nepřímé vazbě na zde definovanou obsahovou náplň měly být zachyceny případy závazků, u kterých ÚJ rozporuje jejich plnění, výši apod. a nechce je tedy zatím zanášet do "rozvahového" účetnictví. Dále zde může ÚJ evidovat odepsané závazky i v případě dalšího sledování, pokud takový důvod bude identifikován. Toto je samozřejmě ke zvážení, jinak tento účet nemá faktickou obsahovou náplň.

Účtová skupina 91 – Krátkodobé podmíněné pohledávky z transferů a krátkodobé podmíněné závazky z transferů

• Účet 913 – Krátkodobé podmíněné pohledávky ze zahraničních transferů

Podle ČÚS č. 703 bod 4.5. příjemce transferu, jehož poskytovatelem je subjekt se sídlem v zahraničí, účtuje o podmíněné pohledávce na podrozvahových účtech v okamžiku, kdy podal žádost o tento transfer nebo došlo k jiné skutečnosti, která je natolik určitá, že zakládá možnost poskytnutí nebo zprostředkování určitého transferu příjemci, a to prostřednictvím účtu 913 – Krátkodobé podmíněné pohledávky ze zahraničních transferu a účtu 999 – Vyrovnávací účet k podrozvahovým účtům.

• Účet 914 – Krátkodobé podmíněné závazky ze zahraničních transferů

Podle ČÚS č. 703 bod 4.1. pokud poskytovatel zjistí, že nastala skutečnost natolik určitá a významná, že zakládá možnost poskytnutí transferu, jehož příjemcem je subjekt se sídlem v zahraničí, účtuje o této skutečnosti prostřednictvím účtu 914 – Krátkodobé podmíněné závazky ze zahraničních transferů a účtu 999 – Vyrovnávací účet k podrozvahovým účtům.

• Účet 915 – Ostatní krátkodobé podmíněné pohledávky z transferu

Podle ČÚS č. 703 bod 4.6. pokud zjistí příjemce, že nastala skutečnost natolik určitá a významná, že zakládá možnost poskytnutí…