Cestovní náhrady – náhrada nutných vedlejších výdajů a také ubytovacích výdajů vzniklých při pracovní cestě zaměstnance
Jaroslava Pfeilerová
Zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu má nárok na cestovní náhrady – jedná se např. o stravné, výdaje za ubytování, jízdní výdaje a také o nutné vedlejší výdaje. Základní pravidla pro poskytování těchto náhrad jsou stanovena zákoníkem práce a prováděcími právními předpisy (vyhláškami MF a MPSV). Každá pracovní cesta však probíhá za jiných podmínek a z toho důvodu stanoví podrobnější podmínky sám zaměstnavatel, a to ve vnitřní směrnici nebo individuálně před konkrétní pracovní cestou.
V tomto příspěvku se budeme podrobněji zabývat problematikou poskytování náhrad nutných vedlejších výdajů a výdajů za ubytování.
NahoruVýdaje, které ve většině případů nelze posoudit jako nutný vedlejší výdaj
Tyto výdaje zákoník práce blíže nespecifikuje, protože každá organizace vykonává svoji činnost za jiných podmínek. Obecně lze tyto výdaje charakterizovat jako výdaje, které musely být prokazatelně vynaloženy v přímé souvislosti s konkrétní pracovní cestou. Zákoník práce ani jiný právní předpis neobsahuje seznam položek, které lze posoudit jako nutné vedlejší výdaje. Zaměstnavatelé však mohou např. ve vnitřní směrnici podle druhu vykonávané práce při pracovní cestě uvést příkladný seznam těchto výdajů, aby zaměstnanci dostali základní informaci o tom, na jaké náhrady mají nárok.
Obecně lze konstatovat, že nutným vedlejším výdajem nemohou být výdaje soukromého charakteru. Ve většině případů se jedná např. o pokutu za dopravní přestupek, alkoholické i nealkoholické nápoje, poplatky za vstupné na koncerty a sportovní pořady, konzumace z minibaru v hotelovém pokoji apod.
Jako vedlejší výdaj vynaložený při pracovní cestě nelze uznat výdaje osobního charakterů. Ve většině případů se bude jednat např. o parfémy, vitamíny, platbu kadeřníkovi, kosmetičce apod. Ale i v tomto případě je vždy potřebné posuzovat souvislost výdaje s činností vykonávanou zaměstnancem v průběhu pracovní cesty.
NahoruVýdaje, které ve většině případů lze posoudit jako nutný vedlejší výdaj
Mezi základní náhrady nutných vedlejších výdajů, které lze uplatnit ve většině organizací, patří např. platba za parkování vozidla v průběhu pracovní cesty, poplatek za použití silnice nebo dálnice v tuzemsku i v zahraničí, výdaje za telefonní hovory, použití faxu a elektronické pošty související s účelem pracovní cesty, poplatky za použití hotelového trezoru pro úschovu cenných věcí (např. dokladů a dokumentace), výdaje na nutnou úschovu zavazadel na nádražích a letištích, poplatky za směnu valut určených pro příslušný stát vyhláškou MF, kterou se stanoví základní sazby stravného v cizí měně za místní měnu a opačně. Jak jsem již uvedla, musí být každý nutný vedlejší výdaj prokazatelně vynaložen v přímé souvislosti s konkrétní pracovní cestou. Pokud tato podmínka nebude splněna, nejde o nutný vedlejší výdaj podle zákoníku práce.
Výše uvedené rozdělení jednotlivých výdajů je pouze příkladné a mohou nastat případy, kdy stejný výdaj zaměstnance bude v jednom případě posouzen jako cestovní náhrada nutného výdaje a při pracovní cestě jiného charakteru jako soukromý výdaj. To znamená, že při rozhodování o těchto výdajích je nutno postupovat vysoce individuálně, zejména s ohledem na obsah pracovní činnosti a podmínky a délky konání a charakteru pracovní cesty.
NahoruPřípady posouzení stejných nákladů podle charakteru jednotlivých pracovních cest
-
Mzdová účetní paní Nováková se v Brně zúčastnila školení na téma zákon o daních z příjmů. Po ukončení přednášky ve volném čase navštívila paní Nováková veletrh spotřebního zboží. V tomto případě nebude poplatek za vstupenku posouzen jako cestovní náhrada (nebyl vynaložen v přímé souvislosti s pracovní cestou, jedná se o výdaj soukromého charakteru). Pokud by však stejný poplatek uhradil zaměstnanec, který na veletrhu vykonává určenou práci (např. nakupuje nebo prodává zboží), jedná se o nutný výdaj vynaložený v souvislosti s pracovní cestou.
-
Ve většině případů můžeme konstatovat, že výdaj za alkohol nelze posoudit jako nutný vedlejší výdaj. Nastávají však případy, kdy zaměstnanci např. v rámci exkurze vykonávané v rámci výkonu práce např. v pivovaru nebo ve vinných sklepech, musí uhradit tzv. degustační poplatek. V tomto případě se jedná o cestovní náhradu, protože bez úhrady tohoto poplatku by nemohl být splněn cíl pracovní cesty.
-
Paní Holá se účastnila třídenního školení sekretářek v Praze. První den pracovní cesty si paní Holá ušpinila kostým a nechala si jej vyčistit hotelovou službou. Dá se předpokládat, že zaměstnavatel neposoudí související poplatek jako výdaj vynaložený v přímé souvislosti s pracovní cestou. Jiná situace však nastane např. v případě, kdy zaměstnanec vykonává delší pracovní cestu v tropických zemích, kde jménem zaměstnavatele uzavírá obchody. V tomto podnebí se musí zaměstnanec často převlékat a při jednání se zákazníky by měl vypadat upraveně. Předpokládám, že zaměstnavatel poplatek za vyčištění obleku a vyprání košil posoudí jako nutný výdaj vynaložený v souvislosti s pracovní cestou.
-
Zaměstnanec vykonal na žádost zaměstnavatele pracovní cestu vlastním automobilem. Podle zákoníku práce náleží zaměstnanci za každý ujetý kilometr náhrada odpovídající sazbě základní náhrady (pro rok 2024 ve výši 5,60 Kč) a náhrada za spotřebované PHM. Zaměstnanec si před zahájením cesty nechal v autoservisu provést kompletní servisní prohlídku (výměna olejů, olejových i vzduchových filtrů, doplnění brzdové kapaliny, vody do ostřikovačů, doplnění klimatizace apod.), za kterou zaplatil částku ve výši 4 000 Kč. Cenu za tuto prohlídku zahrnul do vyúčtování pracovní cesty jako nutný vedlejší výdaj související s pracovní cestou. Zaměstnavatel však tento doklad zaměstnanci neproplatil, neboť se jedná o položku nad rámec cestovních náhrad stanovených zákoníkem práce.
NahoruProkazování částek vynaložených na nutné vedlejší výdaje
Zaměstnanec je povinen všechny výdaje související s pracovní cestou prokázat doklady (potvrzeními, smlouvami, paragony apod.). V případech, kdy zaměstnanec není z objektivních důvodů schopen příslušný výdaj prokázat, je zaměstnavatel oprávněn náhradu výdajů poskytnout i bez doložení příslušného dokladu. Výši náhrady stanoví na základě prohlášení zaměstnance s přihlédnutím k obvyklé výši příslušného druhu výdajů.
Zaměstnanec vykonal podle příkazů zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu v Bělorusku, kde se mu nepodařilo získat doklad o zaplacení týdenního parkování služebního vozidla. Vzhledem k tomu, že zaměstnavateli bylo známo, že tento výdaj musel být proveden, uhradil zaměstnanci tento poplatek i bez předložení příslušného dokladu.
NahoruReprezentace
Mnozí zaměstnanci jednají v průběhu pracovní cesty s obchodními partnery, kterým v zájmu svého zaměstnavatele předávají různé dárky (kytice, bonboniéry), případně jim hradí občerstvení apod. Zaměstnanci tyto výdaje podle pokynů zaměstnavatele sice uskuteční, nejedná se však o daňově účinné cestovní náhrady, ale o daňově neúčinné náklady na reprezentaci. Tyto výdaje samozřejmě zaměstnanec nehradí ze svých prostředků, ale z prostředků zaměstnavatele. Při vyúčtování je nutné výdaje na reprezentaci odlišit od běžných výdajů na cestovní náhrady podle zákoníku práce.
NahoruVýdaje za ubytování
Místo a druh ubytování zaměstnance při pracovní cestě určuje předem zaměstnavatel. Může se jednat např. o hotel, ubytovnu, služební byt apod. Zaměstnanec nemá právo bez závažných důvodů způsob ubytování stanovený zaměstnavatelem měnit. Ve vyúčtování pracovní cesty zaměstnanec vykáže cenu ubytování doloženou dokladem vystaveným příslušným ubytovacím zařízením.
Zaměstnanec vykonal týdenní pracovní cestu, v jejímž průběhu byl ubytován v hotelu, který předem určil zaměstnavatel v rámci určování podmínek pracovní cesty. Ve vyúčtování vyčíslil mimo jiné i výdaje spojené s ubytováním a jejich výši prokázal dokladem, který mu vystavilo ubytovací zařízení. Na dokladu byla uvedena identifikace zaměstnavatele, jméno zaměstnance, místo a datum ubytování, cena, datum vystavení dokladu a podpis osoby, která doklad vyhotovila.
Někteří zaměstnavatelé po dohodě se zaměstnanci stanoví finanční limit a zaměstnanci si ubytování sami vyberou. Pokud si však zaměstnanec vybere dražší ubytování (v centru města, luxusnější hotel), zaměstnavatel jim nadlimitní částku neproplatí. Např. Zaměstnavatel určí cenový limit za ubytování v Praze do limitu 2 500 Kč (za jednu noc), zaměstnanec si vybral ubytování za cenu 3 500 Kč (za jednu noc). V tomto případě zaměstnanec překročil limit o částku 1 000 Kč.
Podle ustanovení § 162 ZP má zaměstnanec nárok na náhradu ubytovacích výdajů vzniklých po celou dobu trvání pracovní…
